Timeplan
Den dynamiske timeplanen i Vigilo er ein sentral komponent i løysninga. Ved å nytte tildeling av leksjonar og funksjonar gis naudsynte tilgangar til dei tilsette, samstundes som beskjeftigelse reknast ut automatisk. Timeplanar kan opprettast/endrast både for heile skuleåret, for periodar og for enkle veker.
At timeplanen er dynamisk vil seie at endringar kontinuerleg oppdaterast for alle involverte. Ved endringar eller vikarsetjing vil timeplanen difor oppdaterast både hjå klassen, den tilsett og ut til foreldra.
I tillegg til timeplanlegging i noverande skuleår kan ein så snart nytt skuleår er oppretta starte planlegginga av dette. I forhandsregistrerte skuleår er timeplanar og anna informasjon berre tilgjengeleg for brukarar med rolla Skule - Leiar.
Tilsette sin beskjeftigelse blir registrert via timeplanen og arbeidsplanar kan opprettast for kvar enkelt tilsett. Arbeidsplanen kan registrerast for ein periode, ein termin eller for heile året. Alle planleggingsdagar som er registrert i skulekalenderen vert registrert automatisk som ein del av arbeidsplanen. Arbeidsplanen vert tilpassa individuelt og utviding eller reduksjon av arbeidstid kan leggast til manuelt. Teknisk undertid reknast ut automatisk og oversikt over vikartimar vert fortløpande oppdatert om dei blir registrert via vikarsetjing.
Tilrettelegging
Tilretteleggingsmodulen i Vigilo gjør dokumentbehandling og tilrettelegging oversiktlig og tilgjengelig, samtidig som den ivaretar sikkerhet og personvern.
På forvaltningsnivå opprettes maler som blir tilgjengelige for enhetene, både skoler og barnehager.
Egendefinerte maler utformes med ønsket tekst og flettefelt som henter informasjon fra løsningen. Enhetene kan deretter arbeide videre med dokumentene før de ferdigstilles og arkiveres og/eller sendes via SvarUt. Arkiverte og sendte dokumenter vil vise i oversikten på barne-/elevkortet under menypunktet Tilrettelegging.
Sikkerheten ivaretas via rolle- og tilgangsstyring, både til selve modulen og til hvert enkelt barn/elev eller dokument. Modulen gir stor fleksibilitet til å utforme maler til blant annet IOP, IUP, henvisninger, rapporter, logg, referater og vedtak.
Personregister
Vigilo si løysing inneheld alle naudsynte verktøy for sikker forvaltning av dei registrerte sine personopplysningar både på kommunenivå og ned til kvar enkelt eining.
Vigilo tilbyr integrasjonar for dagleg oppdatering av persondata direkte frå Folkeregisteret samt moglegheit for å manuelt administrere og overstyre informasjon henta frå eksterne hold. Dermed kan ein ha full kontroll over personopplysningar som er registrert i systemet kombinert med informasjon om kvar opplysningane er henta frå..
Rapportar med relevant informasjon kan hentas ut for mindre grupper, for heile einingar og på kommunenivå. Ein kan og enkelt sjå familiesamansetjingar via det globale søkefeltet som er tilgjengeleg på forvaltningsnivå.
I Vigilo vert tilgang til personopplysningar styrt både via rolle- og leksjonstildeling. Dette gjer det enkelt å sikra at kvar enkelt tilsett har tilgangen dei treng for å gjere jobben sin, utan å gje dei tilgang til opplysningar dei ikkje skal ha.
Kommunikasjon
Vigilo si modul for kommunikasjon omhandlar all utveksling av informasjon mellom foreldreportal/-app og portalane som nyttas av dei tilsette i barnehage, skule og SFO. Har ein fleire barn, vil alle vere samla i same portal/app. Ein vel kva for eit barn ein ønsker informasjon om og får tilgang til ulike funksjonar avhengig av om barnet går i barnehage eller på skule/SFO.
Foreldreappen kan lastas ned gratis for iOS, Android og Huawei og inneheld funksjonalitet som nyttas i dagleg kommunikasjon med skulen og/eller barnehagen. Appen inneheld meldingstenesta og fråværsmelding for barnehage, skule og SFO, samt siste nytt for skole og barnehage. Den fyrste gongen logger ein seg inn med ID-porten, før ein vidare kan nytte PIN-kode eller fingeravtrykk i ein periode før ny autentisering med ID-porten.
Foreldra nyttar nettportal for kommunikasjon, informasjon, samtykke og søknadar for barn i både skule, SFO og barnehage. Har ein fleire barn vil alle vere synleg i same portal. Menyen i foreldreportalen er dynamisk, og vil endre seg med informasjon tilknytta barnet og eininga det er plassert ved. For eit barnehagebarn vil menyen i tillegg til kommunikasjon mellom anna innehalde ein oversikt over registrerte rutinar som soving og bleieskift. For skulebarn vil menyen innehalde mellom anna timeplan og vurderingar.
Vurdering
Vigilo tilbyr løysingar for både undervegsvurdering, halvårsvurdering og standpunktvurdering, orden og åtferd, eksamen og vitnemål. I tillegg støttast oppmelding/import til PAS, PAS-eksamen og generering av filer til Vigo.
Løysinga er fleksibel og kan gjerast tilgjengeleg for dei tilsette via timeplan. I tillegg administrerast vurderingsfristar av leiinga, noko som sikrar at vurderingar blir gitt til korrekt tid.
Skuleleiinga har til ei kvar tid oversikt over alle registrerte karakterar på alle elevar ved skulen. Desse kan innhentast via ein rapport for heile skolen/enkelte trinn, inne på kvar enkelt gruppe og inne på det enkelte elevkort.
Inne på kortet til kvar enkelt elev vil ein ha ei visning over vurderingar som er gitt. Her kan man både sjå vurderingane for kvar enkelt termin, og ei oversikt over alle registrerte vurderingar gjennom eleven sitt utdanningsløp. Visning av eleven sine ordens-, åtferds- og eksamenskarakterar er og tilgjengeleg her.
Vitnemål vert automatisk oppdatert ved registrering av fråvær og standpunktkarakterar, og blir sendt direkte til arkiv med løpenummer. Vitnemål er tilgjengeleg på bokmål, nynorsk, samisk og engelsk.
Fråvær
I Vigilo kan fråvær enten meldast av foreldra via app/nettportal eller registrerast direkte av dei tilsette ved eininga.
I barnehagane registrerast fråvær på fråværskodar definert av eininga, og i både barnehagane og SFO vises fråværet som vert meldt av foreldre automatisk ved at barnet ikkje lenger er tilgjengeleg for innsjekking.
For skulane kan foreldra på same måte melde fråvær via app/nettportal. Ved pålogging har dei tilsette sin eigen timeplan med snarveg til fråværsføring som fyrste bilde, og fråværsføringa gjer dei derfor enkelt i forbindelse med gjennomføring av leksjonen.
Kontaktlærar kan via si fråværsregistrering enkelt svara på fråværsmeldingar fra foreldre i same prosess som signering av fråværet. Når dette blir gjort, vil fråværsoversikt og timeplan oppdaterast ut til foreldra. I tillegg registrerast fråværet automatisk på eleven sitt vitnemål.
Ved hjelp av oversiktsbilder og rapportar, kan ledelsen ved dei ulike einingane enkelt ha kontroll over fråvær registrert både for enkeltbarn/-elevar og for større grupper.
Samtykke
Samtykkemodulen i Vigilo gir ein lett tilgjengeleg oversikt over samtykker både i skule og barnehage. Ledelsen ved skulen/barnehagen lagar digitale samtykkeskjema som kan publiserast for dei tilknytte foreldra. Samtykker kan enten opprettast for heile skulen, heile trinn eller for enkeltklassar.
Foreldra loggar seg inn i nettportalen for å ta stilling til samtykke som gjeld for sitt/sine barn. I Vigilo gir ein kun positivt samtykke, då eit manglande samtykke er å rekne som negativt. Etter foreldra har behandla samtykkeskjema, vil dei ha ein oversikt over samtykke som er gitt for sitt/sine barn, samt status på samtykker gitt av andre foreldre registrert på same barn.
Etter behandling av samtykka er gjort av foreldra, vil tilsette med korrekt tilgang ha ein komplett oversikt over gitte samtykker som er gjeldande for sine elevar/barnehagebarn. Der kan samtykkene sorterast etter status, og ein får lett oversikt før ein går i gong med aktivitetar som krev godkjent samtykke. Rapport over gitte samtykker kan og enkelt hentas ut og filtrerast.
Barnehageopptak
Barnehageopptaket i Vigilo inneheld alt ein treng for innsending og behandling av barnehagesøknadar, administrasjon av barnehageplassar, rapportar med aktuell informasjon og generering av fakturagrunnlag.
Foreldra kan søke barnehageplass via søkeportalen. Dei logger seg inn via ID-Porten og fyller inn informasjon basert på parametere som er satt på forvaltningsnivå. Her kan det leggas inn prioriteringsregler og eigendefinerte spørsmål til søkar. Undervegs i søkeprosessen gjer systemet ulike sikkerhetstiltak, mellom anna ein validering av fødselsnummeret til barnet.
Barnehagesøknadar kan behandlast både på forvaltingsnivå og på kvar enkelt eining. Dette inkluderer også handsaming av prioriteringssøknadar, søknadar om endring av opphaldstid, og oppseiingar. Foreldra blir oppdatert undervegs i saksbehandlinga av sin søknad, både ved hjelp av varslingar og ved endring av status i foreldreportalen.
På forvaltningsnivå har ein tilgang til ei mengd rapportar som inneheld informasjon knytt til søknadar, plasseringar i barnehagane og fakturering. Med integrasjon mot kommunen sitt økonomisystem kan også generering og sending av fakturagrunnlag enkelt utføras via systemet.