– Det kokte rundt oss på TV og i aviser, og da gikk vi i gang med Vigilo
Serine Ødejord og Askøy kommune kunngjorde at de skulle gå i gang med Vigilo samtidig som nabokommunen sto midt i stormen om samme leverandør.
– Vi følte oss trygge på at vi gjorde riktig valg. Anskaffelsesprosessen var ryddig, og det var ingen tvil. Det var et tydelig og riktig valg vi gjorde der.
Serine Ødejord har stått i front for implementering av nytt administrativt system for skole og barnehage i kommunen. Hun forteller videre at selv om det har vært usaklige kommentarer fra noen, er hun og resten av prosjektgruppen trygg på at avgjørelsen både var riktig og gikk korrekt for seg.
– I en anskaffelse er det regelverk som må følges. Vi har gjort alt etter boken fra start til slutt i anskaffelsesprosessen. I tillegg har vi gjort egne sikkerhetstiltak med DPIA, og vi har hatt god dialog med sikkerhetsansvarlig i Vigilo. Vi opplever at systemet er så trygt som det kan bli.
Ringte midt i krisemøte
– Jeg husker da vi ringte til administrerende direktør i Vigilo, Øystein Viland, for å orientere ham om beslutningen at vi hadde landet på Vigilo som nytt system. Han ble rørt! Han satt samtidig i krisemøte i forbindelse med Bergen- saken, forteller Ødejord. Siden den gang har det gått slag i slag.
– Både TV og aviser var veldig interesserte i å snakke med oss i oppstarten, men etter hvert har det roet seg. Vi har hatt positive erfaringer rundt implementering og måten vi blir møtt på i Vigilo, forteller hun videre.
– Sammen med Vigilo har vi hatt en åpen og ærlig prosess gjennom hele prosjektperioden. Ukentlige møter med prosjektleder har bidratt til god progresjon og overblikk over prosjektet.
Stor vekt på brukerinvolvering
Kommunen besluttet tidlig å involvere brukerne i anskaffelsen av nytt system og gikk i gang med ulike brukerreiser for alle involverte, altså foreldre og ansatte i barnehage og skole.
– Høsten 2018 hadde vi mange ulike system i bruk i kommunen, og informasjon ut til foreldrene kom fra ulike kanaler. Tilbakemeldingene fra foreldregruppen var tydelige: de ønsket ett felles system å forholde seg til. Mange av innspillene fra foreldrene og ansatte ble tatt med som krav i anskaffelsen, forteller Ødegjord. Hun forteller videre at de hele veien har fokusert på samarbeid og effektivt samspill i hele oppvekstsektoren.
– Det å samle barnehage og skole i ett og samme system fører til økt samarbeid mellom sektorene og det gir oss bedre oversikt. Vi tror også at det vil være med på å bedre overgangen fra barnehage til skole. Vi tror at alle brukergrupper får en positiv effekt av dette.
Foreldredialog viktig
– Vi har hatt dialog med foreldre og ansatte i prosjektperioden, når det gjelder meldingsfunksjonen. Tidlig våren 2021 sendte vi ut en undersøkelse ut til alle foreldre og ansatte. Vi spurte om tilbakemeldinger på bruk av meldingssystemet i Vigilo. Innspill fra foreldre og ansatte ble tatt videre til Vigilo og det kom utbedringer i løpet av våren 2021. Vi opplever at meldingsfunksjonen er blitt veldig bra!
Hun forteller videre at dialog er nøkkelen.
– Det er brukerne våre vi må lytte til: foreldre og ansatte. Positive tilbakemeldinger fra interessentene våre gjør oss trygg på at Askøy kommune har valgt riktig fagsystem for barnehage og skole. I tillegg har vi positive erfaringer med implementeringen. Dette til tross for at vi i hele prosjektperioden har vært i en pandemi, fra mars 2020 til juni 2021.