Timeplan
Den dynamiske timeplanen i Vigilo er en sentral komponent i løsningen. Gjennom tildeling av leksjoner og funksjoner gis nødvendige tilganger til de ansatte, samtidig som beskjeftigelse regnes ut automatisk. Timeplaner kan opprettes/endres både for hele skoleåret, for perioder og for enkeltuker.
At timeplanen er dynamisk betyr at endringer kontinuerlig oppdateres for alle involverte. Ved endringer eller vikarhåndtering vil timeplanen derfor oppdateres både hos klassen, den ansatte og ut til foreldrene.
I tillegg til timeplanlegging i nåværende skoleår kan man etter opprettelse av nytt skoleår starte planleggingen av dette. I forhåndsregistrert skoleår er timeplaner og annen informasjon bare tilgjengelig for brukere med rollen Skole - Leder.
Ansattes tilstedeværelse registreres via timeplanen og arbeidsplaner kan opprettes for hver enkelt ansatt. Arbeidsplanen kan registreres for en periode, en termin eller for hele året. Alle planleggingsdager registrert i skolekalenderen registreres automatisk som en del av arbeidsplanen. Arbeidsplanen tilpasses individuelt og utvidelse eller reduksjon av arbeidstid kan legges til manuelt. Teknisk undertid regnes ut automatisk og oversikt over vikartimer oppdateres fortløpende dersom de registreres via vikarhåndtering.
Tilrettelegging
Tilretteleggingsmodulen i Vigilo gjør dokumentbehandling og tilrettelegging oversiktlig og tilgjengelig, samtidig som den ivaretar sikkerhet og personvern.
På forvaltningsnivå opprettes maler som blir tilgjengelige for enhetene, både skoler og barnehager.
Egendefinerte maler utformes med ønsket tekst og flettefelt som henter informasjon fra løsningen. Enhetene kan deretter arbeide videre med dokumentene før de ferdigstilles og arkiveres og/eller sendes via SvarUt. Arkiverte og sendte dokumenter vil vise i oversikten på barne-/elevkortet under menypunktet Tilrettelegging.
Sikkerheten ivaretas via rolle- og tilgangsstyring, både til selve modulen og til hvert enkelt barn/elev eller dokument. Modulen gir stor fleksibilitet til å utforme maler til blant annet IOP, IUP, henvisninger, rapporter, logg, referater og vedtak.
Personregister
Vigilos løsning inneholder alle nødvendige verktøy for sikker forvaltning av de registrertes personopplysninger både på kommunenivå og ned til hver enkelt enhet.
Vigilo tilbyr integrasjoner for daglig oppdatering av persondata direkte fra Folkeregisteret samt muligheter for å manuelt administrere og overstyre informasjon hentet fra eksterne kilder. Dermed kan man ha full kontroll over personopplysninger som er registrert i systemet kombinert med informasjon om hvor opplysningene er hentet fra.
Rapporter med relevant informasjon kan hentes ut både for mindre grupper, for hele enheter og på kommunenivå. I tillegg kan man enkelt se familiesammensetninger via det globale søkefeltet som er tilgjengelig på forvaltningsnivå.
I Vigilo styres tilgangen til personopplysninger både via rolle- og leksjonstildeling. Dette gjør det enkelt å sikre at hver enkelt ansatt har tilgangen de trenger for å gjøre jobben sin, uten å gi dem tilgang til opplysninger de ikke skal ha.
Kommunikasjon
Vigilos kommunikasjonsmodul består av utvekslingen av informasjon mellom foreldreportalen/-appen og portalene som brukes av de ansatte i barnehage, skole og SFO. Har man flere barn, vil alle være samlet i samme portal/app. Man velger hvilket barn man ønsker informasjon om og får tilgang til ulike funksjoner avhengig av om barnet går i barnehage eller skole/SFO.
Foreldreappen kan lastes ned gratis for iOS, Android og Huawei og inneholder funksjonalitet som benyttes i daglig kommunikasjon med skolen og/eller barnehagen. Appen inneholder meldingstjenesten og fraværsmelding for barnehage, skole og SFO, samt nyhetsstrøm for skole og barnehage. Man logger seg på med ID-porten første gang og kan deretter benytte PIN-kode eller fingeravtrykk i en periode før ny autentisering med ID-porten.
Foreldre bruker nettportal for kommunikasjon, informasjon, samtykker og søknader for barn i skole, SFO og barnehage. Har man flere barn vil alle være synlige i samme portal. Menyen i foreldreportalen er dynamisk, og vil endre seg med informasjon tilknyttet barnet og enheten det tilhører. For et barnehagebarn vil menyen i tillegg til kommunikasjonsfunksjonalitet blant annet inneholde en oversikt over registrerte rutiner som soving og bleieskift, og for et skolebarn vil den inneholde blant annet timeplan og vurderinger.
Vurdering
Vigilo tilbyr løsninger for både underveisvurdering, halvårsvurdering og standpunktvurdering, orden og adferd, eksamen og vitnemål. I tillegg støttes oppmelding/import til PAS, PAS-eksamen og generering av filer til Vigo.
Løsningen er fleksibel og tilgjengeliggjøres for de ansatte via timeplan. I tillegg administreres vurderingsfrister av ledelsen, noe som sikrer at vurderinger blir gitt til riktig tid.
Skoleledelsen har til enhver tid oversikt over alle registrerte karakterer på samtlige elever. Dette kan innhentes enten via en rapport for hele skolen/enkelte trinn, inne på hver enkelt gruppe og inne på det enkelte elevkort.
Inne på kortet til hver enkelt elev vil man ha en visning over vurderinger som er gitt. Her kan man både se vurderingene for hver enkelt termin, samt en oversikt over alle registrerte vurderinger gjennom hele utdanningsløpet til eleven. Visning av elevens ordens-, adferds- og eksamenskarakterer er også tilgjengelige her.
Vitnemål oppdateres automatisk ved registrering av fravær og standpunktkarakterer, sendes direkte til arkiv med løpenummer, og er tilgjengelig på både bokmål, nynorsk, samisk og engelsk.
Fravær
I Vigilo kan fravær enten meldes av foreldrene via app/nettportal eller registreres direkte av de ansatte ved enheten.
I barnehagene registreres fravær på fraværskoder definert av enheten, og i både barnehagene og SFO vises fraværet som meldes av foreldre automatisk ved at barnet ikke lenger er tilgjengelig for innsjekking.
For skolene kan foreldrene på samme måte melde fravær via app/nettportal. Ved innlogging har de ansatte sin egen timeplan med snarvei til fraværsføring som første bilde, og fraværsføringen gjøres derfor enkelt i forbindelse med gjennomføring av leksjonen.
Kontaktlærer kan via sin fraværsregistrering enkelt svare på fraværsmeldingen fra foreldre i samme prosess som signering av fraværet. Når dette utføres, vil fraværsoversikt og timeplan oppdateres ut til foreldrene. I tillegg registreres fraværet automatisk på elevens vitnemål.
Ved hjelp av oversiktsbilder og rapporter, kan ledelsen ved de ulike enhetene enkelt ha kontroll over fravær registrert både for enkeltbarn/-elever og for større grupper.
Samtykke
Samtykkemodulen i Vigilo gir en lett tilgjengelig oversikt over samtykker både i skole og barnehage. Ledelsen ved skolen/barnehagen oppretter digitale samtykkeskjema som publiseres for de tilknyttede foreldrene. Samtykker kan enten opprettes for hele skolen, hele trinn eller for enkeltgrupper.
Foreldrene logger seg inn i nettportalen for å ta stilling til samtykker som gjelder for sitt/sine barn. I Vigilo gis det bare positivt samtykke, da et manglende samtykke er å regne som negativt. I foreldreportalen vil man til enhver tid ha oversikt over status på samtykker som gjelder for sitt/sine barn, inkludert samtykker gitt av andre foreldre som er registrert på samme barn.
Når samtykkene er behandlet av foreldrene, vil ansatte med korrekt tilgang ha en komplett oversikt over gitte samtykker som er gjeldende for sine elever/barnehagebarn. Der kan samtykkene sorteres etter status, og man får lett oversikt før man går i gang med aktiviteter som krever gitt samtykke. Rapport over gitte samtykker kan også enkelt hentes ut og filtreres.
Barnehageopptak
Barnehageopptaket i Vigilo inneholder alt man trenger for innsending og behandling av barnehagesøknader, administrasjon av barnehageplasser, rapporter med aktuell informasjon og generering av fakturagrunnlag.
Foreldre søker barnehageplass via søkeportalen. De logger seg inn via ID-Porten, og fyller inn informasjon basert på parametere som er satt på forvaltningsnivå. Her kan det legges inn prioriteringsregler og egendefinerte spørsmål til søker. Underveis i søkeprosessen gjør systemet ulike sikkerhetstiltak, deriblant en validering av fødselsnummeret til barnet.
Barnehagesøknader kan behandles både på forvaltingsnivå og på hver enkelt enhet. Dette inkluderer også behandling av prioriteringssøknader, søknader om endring av oppholdstid, og oppsigelser. Foreldrene blir oppdatert underveis i saksbehandlingen av sin søknad, både ved hjelp av varslinger og ved endring av status i foreldreportalen.
På forvaltningsnivå har man tilgang til et stort antall rapporter som inneholder informasjon tilknyttet søknader, plasseringer i barnehagene og fakturering. Med integrasjon mot kommunens økonomisystem kan også generering og sending av fakturagrunnlag gjøres enkelt via systemet.