Tilrettelegging – ny modul for dokumentbehandling

Vi spurte ansatte og ledere i skoler og barnehager over hele landet hva de bruker mest tid på i sin hverdag?

Svarene overrasket ingen:

• Dokumentbehandling.
• Tilrettelegging.

Hvordan kan et administrativt system løse denne utfordringen? Våre erfarne produktansvarlige med bakgrunn fra skole og barnehage kjenner igjen problemstillingene og tidstyvene. Tanken om modulen Særskilt tilrettelegging ble født. Ønskene var mange, og resultatet skulle bli en innovativ løsning som løste alle utfordringer, og litt til. Den skulle blant annet

• være lett tilgjengelig for både forvaltning og for enhetene
• fungere som et verktøy i loggføring, kartlegging, rapportering, vedtak ++
• kunne arkivere direkte fra løsningen
• kunne kommunisere med foreldre og andre instanser
• ha en ekstra tilgangsstyring for ekstra sikkerhet

Kort oppsummert: Vi skulle gjøre både dokumentbehandling og tilrettelegging lettere

Ny modul

Resultatet er blitt utrolig bra! Den nye modulen: Tilrettelegging ble lansert nå i Mai, og en viktig milepæl er nådd. Dette er resultat av et tverrfaglig samarbeid mellom våre erfarne medarbeidere i barnehage og skole. I løpet av prosessen med å løse den komplekse utfordringen har man erfart at det kan gjøres enda mer brukervennlig og enkelt for enhetene. Modulen er laget så fleksibel at man også åpner opp for å inkludere all tilrettelegging i skole og barnehage, ikke bare lovpålagt.

Tilrettelegging gjør det mulig å opprette og redigere egne dokumentmaler ut fra eget ønske og innhold. Disse utformes med tekst og hashtags som henter informasjon registrert ellers i løsningen. Dette kan være henvisninger til PPT eller Logoped, pedagogiske rapporter, ulike planer for tilrettelegging, individuelle opplæringsplaner, morsmålsrapporter, kartlegging innenfor ulike områder, enkeltvedtak eller loggføring av ulikt slag. Med andre ord: her er det fantasien som bestemmer hvor veien går videre. Dokumentmalene er dynamiske, fleksible og gir gode muligheter til å forme tilretteleggingsdokumenter som er tilpasset ulike behov. Malene benyttes til dokumentasjon og samhandling for tilrettelegging på enhetene for barn/elever med aktivert tilretteleggingsmappe.

Sikkerhet alltid viktig

Ved hjelp av tilgangsstyring og egne roller for Saksbehandler tilrettelegging og egne Tilretteleggingsroller på enhetene er sikkerhet og personvern ivaretatt. For å få tilgang til tilretteleggingsmapper på elev- eller barnekort må denne gis av en med utvidet rolle. Man vil alltid ha oversikt over hvilke tilganger som er gitt, og det er enkelt å styre hvilke tidsrom man skal ha tilgang i.

Dokumenter i tilretteleggingsmappe kan sendes sikkert via Svar UT til foreldre og andre instanser som for eksempel PPT. Dersom man er integrert med eksternt arkivsystem vil man kunne selv velge hvilke dokumenter som skal arkiveres.

Fleksibel og funksjonell

– Resultatet av arbeidet med Tilrettelegging viser en fleksibel og funksjonell løsning som gjør all dokumentbehandling i skole og barnehage mer oversiktlig, tilgjengelig, sikkert og brukervennlig, sier Øystein Viland, administrerende direktør i Vigilo.

– Målet med den nye funksjonaliteten har vært å samarbeide sammen med skoler, barnehager og forvaltning i kommunene om hvor skoen trykker for å best levere en løsning som blir brukt og oppleves som nyttig, avslutter han.